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Buenas Prácticas en Informes con Excel: Gráficas y Tablas Dinámicas

Los informes que se presentan en Excel deben ser cuidadosamente pensados, para que cumplan al menos el 50% de la expectativa de los usuarios que los van a revisar. Es común que como analistas cometamos ciertos errores en la presentación, ya sea por inexperiencia o porque nuestra formación en Excel solo haya sido superficial. En todo caso no es excusa para que no trates de mejorar constantemente tus habilidades. El mandamiento de la era digital es que debes estar dispuesto al cambio y aceptar nuevas realidades a cada momento.

Para que tengas un mejor enfoque, en este post hablaremos de las prácticas que harán que tus gráficos y tablas dinámicas se complementen y sean visualmente más atractivas.

A lo largo de tu vida laboral te encontraras con una variedad de desafíos que te ayudaran a afinar tus habilidades, te planteo algunos de esos consejos que me han ayudado a mejorar:

Cuánta información mostrar      

Mal

No lo muestres todo en una tabla ni tampoco en una sola gráfica: es muy fastidioso ver informes excesivamente cargados de datos, con gráficos amontonados y tratando de mostrar demasiadas categorías de una sola vez.

En el siguiente ejemplo de gráfico de la parte superior. Datos redundantes, gráfico saturado y confuso, el usuario tardara al menos dos o tres explicaciones en entender cuál fue tu objetivo con ese reporte.

Bien

Resume los datos para el gráfico: si vas a mostrar datos históricos usa un gráfico de barras para mostrar los años, y una tabla con valores acumulados para mostrar los colores. Mira la diferencia en el gráfico y tabla de la parte inferior. Si lo necesitas no dudes usar una segmentación para que apoye el argumento de tus análisis.

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Formato estándar vs Personalizado

Mal

No exageres con los colores, ni uses texturas en gráficos. Sé que muchos no tenemos la habilidad de combinar colores (es toda una ciencia créeme) y esta limitante puede jugarnos malas pasadas en ocasiones. En el siguiente gráfico de pastel, alguien estuvo inspirado.

Bien

Ten en cuenta que los colores estándar que ofrecen los estilos en ocasiones no reflejan los colores corporativos, y tus informes serán más atractivos si en lo posible muestras que te sientes orgulloso de tu trabajo, usando los colores de tu organización. Nada más no exageres. Mira el ejemplo de la parte inferior de la imagen

Tabla dinámica y referencias a celda juntas

Mal

Mostrar un informe que combina mitad tabla dinámica y mitad referencias de celda, es una pésima idea, te lo ruego no lo hagas. En primer lugar demuestra tu falta de conocimiento en herramientas de Excel, y por otra parte da a entender que fue un trabajo apresurado y sin suficiente dedicación. Si parece una buena idea al principio, pero se puede tornar en un problema gordo al momento de evaluar los datos.

Bien

Si tus datos conectan varias tablas, demuestra tu profesionalismo creando un modelo de datos con la ayuda de Power Pivot, esta herramienta viene integrada en Excel desde la versión 2013, mostrar un solo formato en tu reporte, que sea dinámico y comprensible es lo que debes buscar.

También Considera:

  1. Realizar un listado de preguntas y respuestas que tu informe ayudara  analizar, pro ejemplo: Le valor de ventas más importante se concentra en ‘país, ciudad’; el cliente que más compras ha realizado es ‘cliente1’; los productos de color ‘color1’ son los preferidos en ‘ciudad’; etc..
  2. Si el reporte es para gerencia, recuerda quitar los decimales de la tabla dinámica, cuando proyectas las tablas las cifras de miles y decimales suelen resultar un poco confusas.
  3. Recuerda usar colores corporativos, pero mientras desarrollas tu informe ten en mente como se vera proyectado en una pantalla, los colores fuertes contrastados con colores blancos de fuente suelen ser muy favorables, no uses amarillos ni tonos débiles de color de fondo de tablas.
  4. Recuerda validar, validar, y nuevamente validar tus datos, recuerda que los resúmenes deberían estar conciliados con los valores a nivel de SKU, para que no existan diferencias en la información. Te han confiado un reporte, nadie lo revisará previamente, nadie te dirá que existe o no un error antes de reunión de revisión (seamos sinceros ya no estás en la universidad), es mejor tardar un poco más en el análisis y conciliación antes que descubrir un error en plena revisión con muchas más personas.

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Eres más consciente que antes de lo que es importante y lo que es trivial. ¡Vale la pena esperar al futuro! – H.D. Thoreau

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